Jūs gavote kvietimą ir sudarėte preliminarią sutartį dėl vizito tikslo ir sąlygų. Metas pradėti organizuoti kelionę. Pirmiausia, jums reikia paskirti komandos vadovą. Jei paskirsite kelis, patikslinkite užduočių paskirstymą. Vienas iš vadovų ruoš kelionės dokumentus (pasus, vizas, draudimus, skiepų sertifikatus) ir pirks bilietus, kitas bus atsakingas už žemėlapius, navigaciją, poilsio vietas bei apgyvendinimą, o taip pat palaikys ryšį su atvykimo vietoje jus pasitinkančiu žmogumi.
Gerokai prieš kelionę įsitikinkite, ar visi keliaujantys asmenys turi galiojančius pasus. Vykstant į kai kurias šalis (įskaitant Rusiją), pasas turi galioti ir 6 mėnesius po jūsų sugrįžimo. Europos Sąjungos teritorijoje jūs galite įvažiuoti į bet kurią šalį su oficialia ES piliečio asmens tapatybės kortele su nuotrauka, bet vis tiek lengviausia yra keliauti su pasu, ypač jeigu skrendate lėktuvu.
Išsiaiškinkite, kokius asmeninius kelioninio draudimo planus turi jūsų grupės nariai. Jei įsigysite grupinį draudimą, įsitikinkite, kad visi grupės nariai gaus po draudimo liudijimo kopiją (draudimo numeris, draudimo bendrovės duomenys), kuris bus reikalingas nelaimingo atsitikimo atveju. Būtina pasidaryti visų kelionės dokumentų kopijas ir, dėl visa ko, net kelionės bilietų.
Kartais tam, kad įvažiuotumėte į šalį, gali prireikti ir vizos. Vizas į kai kurias šalis reikės gauti iš anksto, kuomet kitos šalys išduoda vizas po atvykimo. Kai kuriose šalyse reikalavimai dėl vizų keičiasi gana dažnai, taigi įsitikinkite, kad vadovaujatės naujausiomis instrukcijomis.
Kainų palyginimo skaičiuoklė yra patogus ir ekonomiškas būdas rezervuoti kelionės bilietus, viešbučius ir pan.